Como migrar de sistema de caixa sem perder seus dados

A regra número um: não cancele antes de exportar

Muita troca de sistema começa com raiva do sistema velho — a mensalidade subiu, o suporte sumiu, o programa trava. A reação natural é cancelar e começar do zero. É o erro mais caro da migração: depois do cancelamento, alguns sistemas bloqueiam o acesso, outros apagam os dados depois de um prazo, e nenhum tem pressa de ajudar quem está saindo.

Antes de qualquer coisa, confira no contrato ou com o fornecedor atual por quanto tempo você mantém acesso depois de cancelar e em que formato ele exporta os dados. Com essas duas respostas, você planeja a troca sem pressa.

O que exportar do sistema antigo

Faça a lista abaixo com o sistema antigo ainda funcionando. Ordem de prioridade, do que não tem como recuperar para o que dá para refazer:

1. Fiado e contas a receber em aberto

É o item mais crítico. O cadastro de produto você recadastra; o quanto cada cliente deve, não. Exporte o saldo por cliente e, se possível, o detalhe de cada compra em aberto, com data e vencimento. Se o sistema só mostrar isso na tela, imprima ou gere PDF de cada cliente — dá trabalho, mas é o documento que resolve qualquer discussão depois.

2. XMLs das notas fiscais emitidas

Se o sistema antigo emitia NFC-e ou NF-e, os arquivos XML das notas são documentos fiscais da sua empresa, e não do fornecedor do software. A empresa precisa guardá-los pelo prazo da legislação — em geral, cinco anos — e o contador vai pedi-los. Exporte todos os meses, não só o último, e guarde fora do computador do caixa.

3. Cadastro de produtos

Código de barras, nome, preço de venda, custo, estoque atual, unidade (unidade, quilo, caixa) e, se houver, categoria e código interno.

4. Cadastro de clientes

Nome, telefone, CPF ou CNPJ, endereço e limite de crédito, se você trabalha com fiado.

5. O que é bom ter, mas não é essencial

Histórico de vendas, fornecedores e contas a pagar. O histórico ajuda nos relatórios do novo sistema; fornecedores e contas a pagar você pode precisar recadastrar. Guarde a exportação de qualquer forma, mesmo que não vá importar: ela vira o arquivo de consulta do período antigo.

Formatos: o que serve e o que dá trabalho

• Excel (.xlsx) ou CSV — o melhor cenário. É o que praticamente qualquer sistema novo consegue importar.
• XML de notas — ótimo para notas fiscais e para as notas de compra dos fornecedores, que trazem produto e custo.
• PDF — serve para consulta e para guardar, mas é o pior formato para importar. Se o sistema só oferece PDF, peça ao fornecedor a exportação em planilha. Muitos têm, mesmo sem mostrar no menu.
• Backup do banco de dados — o arquivo de cópia de segurança do sistema antigo. Guarde, mas não conte com ele: normalmente só o próprio sistema antigo consegue abrir.

Não se preocupe em arrumar a planilha antes. Coluna fora de ordem e nome de coluna estranho são normais. O que importa é que os dados estejam lá.

A conferência antes de importar

Antes de levar os dados para o sistema novo, abra as planilhas e confira três coisas:

• A quantidade bate. Se o sistema antigo diz que você tem 1.200 produtos, a planilha precisa ter perto disso. Linha faltando é exportação incompleta.
• O preço está em reais. Alguns sistemas exportam preço em centavos ou com ponto no lugar da vírgula. Olhe meia dúzia de produtos que você conhece.
• O total do fiado bate. Some o saldo de todos os clientes na planilha e compare com o total de contas a receber que o sistema antigo mostra na tela. Esse número precisa ser igual.

Importar no sistema novo

Aqui o trabalho depende muito do sistema escolhido. Alguns exigem que você preencha um modelo de planilha fixo; outros aceitam a planilha como ela saiu do sistema antigo. Pergunte isso antes de comprar, e pergunte também se a importação traz clientes e fiado, e não só produtos.

No PDV Open, a importação aceita planilha em qualquer layout e usa inteligência artificial para reconhecer as colunas, com uma prévia para você conferir antes de gravar. Produtos, clientes, vendas e fiado entram pela mesma tela, e o XML das notas de compra traz produtos e compras. Não vêm movimentação antiga de estoque, caixas antigos, ordens de serviço, contas a pagar, fornecedores, usuários e fotos de produto. Os detalhes estão em migrar de sistema.

Qualquer que seja o sistema, depois de importar repita a conferência: quantidade de produtos, alguns preços conhecidos e, principalmente, o total do fiado. Se o número do fiado não bater com o do sistema antigo, não siga em frente.

O período em paralelo

Sempre que possível, rode os dois sistemas ao mesmo tempo por alguns dias. Não precisa lançar toda venda nos dois — isso enlouquece qualquer operador. O que funciona é:

1. Vender no sistema novo, num caixa ou num horário mais calmo, para o operador se acostumar sem fila.
2. Manter o antigo aberto para consulta: um produto que não apareceu, o preço de algo que ficou estranho, o histórico de um cliente.
3. Anotar tudo que faltou ou veio errado e corrigir no novo, antes de desligar o antigo.

Se o sistema novo tem teste grátis, esse é o melhor uso dele: importar os seus dados de verdade e vender no seu caixa. No PDV Open, o teste de 3 dias é o programa completo, e o que você importar continua lá quando ativar a licença. Veja como funciona o teste grátis do PDV.

A virada: fechar o caixa no antigo, abrir no novo

Escolha um dia de movimento fraco para a virada — nunca véspera de feriado nem dia de pagamento. No dia:

1. Feche o caixa no sistema antigo no fim do expediente, com a conferência normal, e guarde o relatório de fechamento.
2. Se o sistema antigo emitia nota, confira se não há nota pendente de transmissão ou em contingência. Tudo precisa estar autorizado antes de desligar o emissor.
3. Exporte de novo o fiado e o estoque daquele dia. O que mudou desde a primeira exportação precisa ir para o sistema novo.
4. Abra o caixa no sistema novo no dia seguinte, com o mesmo saldo de dinheiro que ficou na gaveta.

Se você emite NFC-e, a troca de emissor tem detalhes próprios: o certificado digital A1 é da empresa e pode ser instalado no sistema novo, junto com o CSC que a SEFAZ forneceu. A série e a numeração das notas no sistema novo precisam ser combinadas com o contador, para não repetir número já usado. Lembre que o módulo de NFC-e do PDV Open não emite nos estados do Paraná (PR), Santa Catarina (SC) e Pará (PA), nem emite NF-e modelo 55.

Cuidados com o fiado na migração

O fiado é dinheiro que é seu e está na mão do cliente. Na troca de sistema, ele merece cuidado à parte:

• Congele os recebimentos na virada. Se um cliente pagar no dia da troca, registre o pagamento num sistema só — e anote em papel qual.
• Confira os maiores saldos um a um. Os dez clientes que mais devem respondem pela maior parte do valor. Compare cliente por cliente com o sistema antigo.
• Guarde o extrato antigo de cada cliente, em PDF ou impresso. Se alguém questionar o saldo, é ele que mostra de onde veio o valor.
• Avise os clientes de fiado que o sistema mudou e confirme o saldo na próxima compra. Muita divergência aparece aí, e é melhor que apareça cedo.

No PDV Open, o fiado importado fica com saldo por cliente e segue com recebimento parcial, limite e cobrança pelo WhatsApp — veja como funciona em vendas fiadas.

Só então, cancele

Com o sistema novo rodando, o fiado conferido, os XMLs guardados e o contador avisado, aí sim cancele o antigo. Antes, faça uma última exportação completa e guarde junto com o backup do banco. É o arquivo que você vai procurar no dia em que o contador ou um cliente perguntar sobre uma venda do ano passado. Se ainda está avaliando para onde ir, veja como escolher um programa de caixa e as perguntas frequentes.