Controle de estoque em loja de roupas: por que contar peça não é contar produto

O erro que parece detalhe e não é

A maioria dos sistemas de PDV genéricos cadastra produto como uma linha: nome, código, preço, estoque. Isso funciona para um pacote de arroz e não funciona para uma camiseta.

Quando a loja cadastra "Camiseta básica — 30 unidades", ela perde exatamente a informação que precisa para comprar de novo. No fim do mês o relatório diz que vendeu 22 camisetas e sobraram 8. Sobraram 8 de quê? Se forem 8 do tamanho P na cor amarela, a resposta certa não é "comprar mais camisetas" — é não comprar mais P amarelo nunca.

Grade de tamanho e cor, na prática

Grade quer dizer que cada combinação de tamanho e cor é um item com vida própria. A camiseta básica em P, M, G e GG, em três cores, são doze itens — e cada um tem:

• código próprio, para a etiqueta e o leitor de código de barras
• estoque próprio, com alerta de mínimo por variação
• custo e preço próprios, porque nem toda cor custa igual e nem toda numeração vende pelo mesmo preço

Cadastrar doze itens à mão é chato uma vez. Não cadastrar é caro todo mês.

A etiqueta precisa dizer o que é

Se a etiqueta sai só com o nome do produto e o preço, a pessoa no caixa vai ter que olhar a peça e escolher a variação na tela. Isso é lento na fila e errado no relatório — e o erro só aparece na contagem do mês seguinte.

A etiqueta com tamanho e cor impressos, e com o código daquela variação no código de barras, é o que faz o estoque bater sem ninguém conferir nada.

É também o que permite bipar a peça na devolução e na troca, que em loja de roupas não é exceção: é rotina.

O que a grade muda na hora de comprar

Com variação separada, o relatório passa a responder perguntas que antes ninguém conseguia fazer:

• quais numerações giram e quais encalham nesta loja — que não são as mesmas de outro bairro
• qual cor vendeu primeiro e qual ficou até a liquidação
• o que está abaixo do mínimo agora, para repor antes de perder a venda
• quanto de capital está parado em variação que não sai

A peça que encalha não é a peça: é o tamanho errado da peça certa. Sem grade, a loja desconta a coleção inteira para se livrar de três numerações.

Comissão de vendedor e crediário, que andam juntos

Dois pontos que em loja de roupas quase sempre aparecem junto com o estoque:

• Comissão por vendedor. Se a venda não registra quem atendeu, a comissão é calculada de memória no fim do mês — e vira discussão na equipe. Registrar o vendedor na venda resolve antes de o problema existir.
• Crediário da casa. Muita loja de bairro ainda vende no caderninho. O saldo por cliente, com o histórico de cada compra e a baixa do recebimento na tela, é a mesma coisa que o caderno faz — menos a parte em que ninguém sabe quanto tem a receber.

Como sair do sistema antigo sem digitar tudo de novo

O medo legítimo de trocar de sistema em loja de roupas é o recadastro: são centenas de variações. A saída é importar a planilha do sistema antigo em vez de digitar.

Vale confirmar duas coisas com o fornecedor antes de fechar: se a importação aceita a planilha no layout que o sistema antigo exporta (e não num modelo fixo que você teria que montar à mão), e se ela traz também clientes e crediário em aberto — porque a peça você reconta, mas o que os clientes devem, não.